1. Lên kế hoạch dự án
Hầu hết việc chuyển văn phòng được lên kế hoạch khoảng sáu tháng trước khi chuyển đi và đối với các doanh nghiệp lớn việc lên kế hoạch có thể xảy ra sớm hơn 1 đến 2 năm. Vì vậy, khi đã quyết định chuyển văn phòng công ty bạn cần lập một kế hoạch chi tiết trước khi dự án bắt đầu được thực hiện. Kế hoạch sẽ bao gồm:
- Vạch ra những công việc cần thiết liên quan đến việc di dời.
- Chỉ định người/ nhóm/ bộ phận phụ trách chính về việc di chuyển văn phòng
- Phân chia công việc cho nhân viên
- Đặt ra thời hạn mà công việc phải được hoàn thành.
2. Quyết định ai là người chịu trách nhiệm chính
Chỉ định một người làm điều phối viên di chuyển văn phòng. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả các khía cạnh của việc di chuyển văn phòng. Vì vậy tốt nhất nên chọn người có kỹ năng tổ chức tốt, có quyền đại diện cho công ty và kỹ năng ra quyết định vững vàng để họ có thể dễ dàng quản lý hầu hết các công việc liên quan đến việc ra quyết định di chuyển văn phòng.
3. Lập một nhóm phụ trách
Nhóm phụ trách di chuyển văn phòng sẽ làm việc chặt chẽ với điều phối viên văn phòng để xem xét toàn bộ văn phòng và đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Dưới sự chỉ đạo của điều phối viên tại trụ sở chính, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:
- Liệt kê chi tiết các hạng mục cần di chuyển
- Xác định trình tự di chuyển
- Phân công trách nhiệm
- Đặt thời gian mục tiêu
Nhóm phụ trách di chuyển văn phòng phải bao gồm những người am hiểu quy trình làm việc, trách nhiệm của các nhân viên và phòng ban khác nhau, thiết bị dùng chung, yêu cầu về không gian, công nghệ và an ninh. Đối với các đồ dùng công nghệ trong văn phòng, hãy chọn nhân viên có kiến thức chuyên môn để đảm bảo rằng tất cả máy tính, ổ cứng, điện thoại và các công nghệ sử dụng hàng ngày khác đều được đóng gói đúng cách.
Gợi ý: Nhóm di chuyển văn phòng nên họp thường xuyên để đảm bảo kế hoạch đi đúng hướng. Các cuộc họp định kỳ thường xuyên, chẳng hạn như các cuộc họp hàng tuần, có thể tăng trách nhiệm giải trình và giúp bạn luôn đi đúng hướng.
4. Lập kế hoạch công việc theo tiến độ (timeline)
Tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê văn phòng hiện tại của bạn kết thúc trước khi bạn bắt đầu lập lịch trình và chọn một ngày chuyển văn phòng thích hợp. Khi đã chọn được ngày chuyển văn phòng, bạn có thể bắt đầu đi sâu vào chi tiết, chẳng hạn như thời gian xây dựng hoặc cải tạo văn phòng mới của bạn. Di chuyển, trang bị nội thất và lắp đặt thiết bị văn phòng...
5. Xác định ngân sách của bạn
Ngân sách di chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc vào quy mô văn phòng của bạn, dịch vụ bên ngoài mà bạn chọn thuê (chẳng hạn như dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hoặc dịch vụ chuyển văn phòng giá rẻ) và liệu bạn có định nâng cấp thiết bị và đồ dùng văn phòng của mình hay không.
Bạn cũng sẽ cần lên kế hoạch mua thêm "bảo hiểm" cho việc chuyển văn phòng, vì sẽ có trường hợp nhiều vật dụng có giá trị sẽ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển sang nơi làm việc mới.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói (có thể tốn nhiều chi phí hơn) nhưng sẽ đơn giản hóa quá trình chuyển nhà bằng cách quản lý tất cả việc đóng gói, chuẩn bị và bốc dỡ cho bạn.
Đối với di chuyển nhỏ hơn hoặc ngân sách thấp hơn, bạn có thể tiết kiệm tối đa bằng cách tự đóng gói và nhờ đồng nghiệp hỗ trợ cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển.
6. Tìm văn phòng cho thuê mới
Bạn cũng sẽ cần xây dựng kế hoạch cho việc thuê văn phòng với các yêu cầu thuê dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách thuê cũng như kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty.
Một yêu cầu thuê điển hình bao gồm các tiêu chí sau:
- Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời hạn thuê;
- Đặc điểm BĐS: kết nối giao thông, chỗ để xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa, thông tin liên lạc, thang máy, PCCC, chất lượng dịch vụ;
- Mốc thời gian: Chậm nhất phải chuyển văn phòng, bắt đầu kê đồ đạc, nhập trạch, bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới;
- Các yêu cầu khác: Phong thủy, điện nước, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, ....
Bộ tiêu chí chi tiết sẽ dựa trên nhu cầu cụ thể của người dùng. Khi có được các tiêu chí trên bạn sẽ tìm kiếm và lựa chọn văn phòng nhanh chóng, tránh những trục trặc trong quá trình sử dụng.
Để thuê văn phòng, bạn có thể tự tìm kiếm và làm việc với bộ phận quản lý tòa nhà hoặc có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng.
7. Lập kế hoạch văn phòng mới
Kế hoạch dự án nên bao gồm kế hoạch di chuyển văn phòng tùy chỉnh có tính đến các yếu tố như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị thuộc sở hữu của công ty, phương tiện vận chuyển,... Kế hoạch di chuyển tùy chỉnh bao gồm:
Mặt bằng bố trí tầng văn phòng mới
Bạn cần làm việc với một nhà thiết kế văn phòng để có sơ đồ vị trí của đồ nội thất, không gian làm việc, không gian chung, thiết bị văn phòng, ... Đây là cơ hội để bạn xác định và cải thiện các vấn đề so với không gian làm việc hiện tại, chẳng hạn như: bố trí máy photocopy, đường phố, hướng làm việc,…đang ở vị trí không phù hợp. Một kế hoạch bố trí sàn văn phòng hoàn chỉnh sẽ giải quyết được những vấn đề này.
Tiếp theo, bạn cần cung cấp bản sao sơ đồ bố trí của bạn cho các bộ phận liên quan: nhóm chịu trách nhiệm, nhóm chức năng trong công ty, nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp và thi công nội thất, điện, ánh sáng,... để họ có thể sắp xếp không gian hợp lý và đúng theo sơ đồ nhất.
Kiểm kê đồ đạc và thiết bị hiện có.
Không phải tất cả đồ nội thất văn phòng cũ đều được chuyển đến văn phòng mới. Việc kiểm kê sẽ giúp xác định những gì sẽ được chuyển đến không gian mới và những gì sẽ được thay thế hoặc loại bỏ. Có lẽ bạn nên làm việc với một đơn vị thiết kế văn phòng để biết nên giữ lại các vật dụng trang trí nội thất nào và tiết kiệm thời gian hơn.
Ngoài ra, việc kê biên tài sản hiện có cũng giúp bạn tránh thất thoát đồ trong quá trình vận chuyển sang văn phòng mới.
Trao đổi với đồng nghiệp và nhà cung cấp
Tham khảo tư vấn và báo giá của ít nhất 3 đối tác và nhà cung cấp để đảm bảo bạn có được hợp đồng thuê văn phòng tốt nhất.
Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào các mặt hàng chuyên dụng như thiết bị y tế, thiết bị có độ chính xác cao, dễ vỡ hoặc nếu bạn đang vận chuyển các mặt hàng có giá trị cao như tác phẩm nghệ thuật, hãy đảm bảo rằng bạn làm việc với cùng một hãng vận chuyển hoặc hãng cung cấp các dịch vụ này.
Đối với việc chuyển văn phòng, một số hoặc tất cả những nhân viên đó có thể hỗ trợ vận chuyển các vật dụng đến văn phòng mới. Tuy nhiên nếu khoảng cách xa và quá nhiều đồ đạc, bạn cần làm việc với một đối tác cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng có đủ năng lực để hỗ trợ việc di dời. Ngoài ra, việc thuê dịch vụ giúp việc dọn văn phòng trở nên đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và nhân viên cũng giảm bớt căng thẳng khi chuyển đổi sang môi trường mới.
Thông báo cho đối tác
Việc kế tiếp cần làm là gửi email cho đối tác và đừng quên công bố địa điểm mới trên website hoặc các phương tiện thông tin đại chúng nếu cần. Hãy cho các nhà cung cấp và đối tác hiện tại của bạn biết mất bao lâu để doanh nghiệp của bạn chuyển đến một địa điểm mới. Các đơn vị này có thể bao gồm:
- Bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh, báo và tạp chí.
- Các bộ phận liên quan của nhà nước như thuế vụ, cảnh sát khu vực ..
- Các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại, trung kế và các nhà cung cấp dữ liệu khác. Nếu chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ khác, hãy đảm bảo thiết lập và kiểm tra mọi thứ trước tiên và thiết lập hệ thống mạng và máy chủ nội bộ nào.
- Hãy cho khách hàng của bạn biết bạn đang di dời trước khi bạn chuyển đi, để họ biết rằng có thể có sự chậm trễ trong dịch vụ hoặc thông tin liên lạc, đồng thời giải thích cách thức và địa điểm mới để họ có thể nhận được dịch vụ trong quá trình di chuyển.
