Hybrid working - văn phòng lai liệu có "sống được" tại Việt Nam?

Bảo An
Mô hình làm việc kết hợp - hybrid working, xu hướng được dự báo sẽ ngày một phổ biến trên toàn thế giới. Nhưng liệu nó có thực tế và giải quyết được bài toán của các doanh nghiệp Việt Nam?

Văn phòng lai - hybrid working là gì?

Chia sẻ về sự khác nhau giữa khái niệm “văn phòng kết hợp” với các loại hình văn phòng mới nổi hiện nay, bà Từ Thị Hồng An - Giám đốc bộ phận cho thuê Thương mại, Savills Việt Nam cho rằng, trước đây, văn phòng linh hoạt (flexible office) và văn phòng chia sẻ (co-working) thường được nhắc đến.

Hai mô hình này có nghĩa là các công ty khác nhau cùng chia sẻ một mặt bằng để tiết kiệm chi phí, cùng sử dụng các tiện ích chung như lễ tân, bảo vệ hoặc dịch vụ vệ sinh. Tất cả mọi dịch vụ và chi phí được cung cấp theo một gói sản phẩm, và họ sẽ phải chia sẻ với nhau trong văn phòng đó. Tuy vậy, nó vẫn có sự hạn chế khi áp dụng. Văn hóa của mô hình này khá phù hợp với nhóm các công ty mới khởi nghiệp, hay các công ty IT lớn vẫn làm việc theo từng dự án, hoặc một phòng ban nào đó của một công ty khi chưa tìm được văn phòng thì có thể đến văn phòng chia sẻ đó để ngồi tạm.

cach-lam-viec-tai-nha-hieu-qua-cho-mua-dich-custom-1642666346.jpg

“Đây là một sự linh hoạt tạm thời và phù hợp với một số công ty, và vì thế không phải công ty nào và văn hóa doanh nghiệp nào cũng áp dụng được mô hình này”, bà An nhấn mạnh.

Trong khi đó, mô hình văn phòng làm việc kết hợp - hybrid working ở được hiểu là những nhân viên văn phòng của một công ty vẫn sử dụng văn phòng của chính mình, do đó mỗi công ty vẫn sẽ giữ nguyên cốt lõi của mình trong công việc, trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhân viên lại có sự lựa chọn linh hoạt làm việc tại nhà, vào bất kỳ thời gian nào mà họ cảm thấy phù hợp nhất, hoặc khi người quản lý của họ cảm thấy họ làm việc hiệu quả nhất.

“Do đó, mô hình làm việc kết hợp có thể áp dụng cho nhiều đối tượng hơn, bao gồm cả các công ty của nhóm văn phòng chia sẻ và nhóm công ty văn phòng truyền thống. Theo dự đoán, mô hình làm việc kết hợp sẽ được áp dụng và triển khai nhanh hơn rất nhiều so với văn phòng chia sẻ”, bà An làm rõ.

Lợi ích của hybrid working

Đối với chủ doanh nghiệp, mô hình văn phòng kết hợp sẽ giúp tiết kiệm diện tích thuê, thời gian làm việc... Còn đối với các nhân viên, mô hình này cũng mang đến rất nhiều lợi ích cho họ, cụ thể như: tiết kiệm thời gian di chuyển, nâng cao tính chủ động của nhân viên trong công việc, cân bằng giữa làm việc và chăm sóc gia đình và giảm nguy cơ lây nhiễm.

Vấn đề cốt lõi của việc chuyển đổi từ mô hình cũ sang mô hình linh hoạt, chính là việc áp dụng các nền tảng kỹ thuật số - digital. Các cuộc họp mặt trực tiếp có thể chuyển sang họp trực tuyến hoặc kết hợp cả hai, áp dụng các loại hợp đồng điện tử, các hình thức giao việc giữa người quản lý với nhân viên cũng được thực hiện online thông qua các phần mềm được áp dụng riêng cho từng bộ phận hoặc toàn công ty. Từ đó hình thành nên những “văn phòng số”.

tthihongan-leasing-1642666186.jpg
Bà Từ Thị Hồng An - Giám đốc bộ phận cho thuê Thương mại Savills Vietnam.

Cũng theo chuyên gia Savills Vietnam, có bốn yếu tố cốt lõi giúp một công ty hình thành văn phòng số:

Thứ nhất, giá trị cốt lõi của công ty. Môi trường làm việc nào cũng đều phải cung cấp được cho nhân viên sự hợp tác, cộng tác làm việc với nhau bởi vì hầu hết các công việc kinh doanh đều chia sẻ theo dự án hoặc theo nhóm.

Thứ hai, nền tảng công nghệ. Với việc áp dụng mô hình làm việc kết hợp, tất cả các server room - hệ thống quản lý dữ liệu đã được chuyển lên cloud - điện toán đám mây để mọi nhân viên có thể truy cập được ở bất kỳ đâu. Các tác vụ cũng được thực hiện thông qua các ứng dụng được công ty lựa chọn sử dụng. Có thể nói, công nghệ cũng là một điều kiện tiên quyết để áp dụng mô hình này.

Thứ ba, bộ quản trị nhân viên. bộ công cụ để quản lý nhân viên cũng khá quan trọng để đảm bảo mô hình làm việc kết hợp sẽ thành công và sẽ được quyết định bởi ban điều hành. Tuy nhiên, chúng cũng có thể được cá nhân hóa cho từng hoạt động của từng bộ phận.

Cuối cùng, bộ ghi nhận hiệu suất làm việc của nhân viên. Yếu tố này cũng rất quan trọng để xác định được liệu rằng khi nhân viên ở bên ngoài thì họ có làm việc hiệu quả như khi ở trên văn phòng hay không. Nhân viên cũng sẽ được ghi nhận như đang thực sự xuất hiện tại văn phòng, trước mặt sếp thay vì làm việc tại nhà và lo ngại rằng thành tích, công việc của mình không được ghi nhận.

“Đây cũng là điều rất quan trọng trong hệ thống đánh giá nhân viên để bảo đảm mô hình này được triển khai hiệu quả nhất”, đại diện Savills nói.

Liệu có thành xu hướng tại Việt Nam?

Khi nhắc tới phân khúc văn phòng cho thuê tại TP. HCM, phân khúc này được chia làm 4 khu vực lớn: phía Bắc (khu Cộng Hòa, Etown, các khu văn phòng lớn đã nằm ở đó từ rất lâu); khu vực trung tâm thành phố- CBD (Quận 1 & Quận 3) với 85% nguồn cung của văn phòng nằm khu vực này và đây tiếp tục là một vị trí nổi bật trên thị trường; phía Nam Sài Gòn với diện tích lớn là khu đô thị Phú Mỹ Hưng; và mới đây là khu vực thành phố Thủ Đức.

Đối với giới đầu tư bất động sản và các nhà nghiên cứu thị trường, phân khúc văn phòng cho thuê luôn được đánh giá là hoạt động rất hiệu quả. Có thể kể đến những con số ấn tượng như tỷ lệ lấp đầy luôn ở mức rất cao: 93% tại tòa nhà tại quận 1, với giá thuê trung bình đạt 43 USD/m2. Tương tự ở quận 3, con số này là 94%, và khu vực ngoài trung tâm là 87% - số liệu ghi nhận vào QIII/2021.

Bà Từ Thị Hồng An - Giám đốc bộ phận cho thuê Thương mại, Savills Việt Nam nhận định, trong suốt quá trình giãn cách xã hội tại thành phố, những con số này không có nhiều biến đổi lớn, nhu cầu của các khách thuê muốn tìm văn phòng ở khu vực trung tâm luôn đạt mức cao. Nguồn cung ít, nguồn cầu vẫn luôn hiện hữu, chính là một đòn bẩy tích cực cho việc triển khai mô hình làm việc kết hợp.

Bên cạnh đó, chỉ số tăng trưởng GDP cũng là một con số quan trọng cho chúng ta thấy lý do thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp. Có thể thấy rằng các giao dịch lớn trên thị trường nằm ở nhóm khách hàng Phân phối, CNTT & Truyền thông, Sản xuất - những nhóm có chỉ số tăng trưởng cao, những người sử dụng văn phòng thuộc về Tài chính, Phân phối, Bất động sản, Tư vấn, Chăm sóc sức khỏe… Phần lớn các công ty trong số các nhóm này là đều đang có xu hướng áp dụng mô hình làm việc kết hợp. Sau đó, họ vẫn duy trì được tốc độ tăng trưởng. Như vậy, đây cũng là một thành tố để thúc đẩy xu hướng kết hợp này phát triển nhanh hơn.

Trên thực tế, có nhiều yếu tố khác nhau thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp sẽ được áp dụng ở nơi nào diễn ra nhanh hơn, nơi nào chuyển đổi chậm hơn.

Một là, đối với nhân viên, khi nhà ở của họ rộng rãi hơn, họ sẽ muốn ở nhà làm việc. Có thể so sánh nhanh ở TP HCM và Hà Nội khi nhà ở Hà Nội thường có xu hướng nhỏ hơn. Khi nhà nhỏ hơn, mọi người sẽ muốn ra ngoài nhiều hơn vì rất khó tập trung. Vì vậy, ở Hà Nội, xu hướng làm việc kết hợp sẽ bị kéo chậm lại vì nhân viên muốn ra khỏi nhà chứ không muốn làm việc tại nhà.

Hai là, ảnh hưởng bởi dân số. Khu vực có dân số già hơn sẽ muốn ở nhà chăm sóc gia đình, muốn có sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân nhiều hơn. Còn đối với người trẻ, họ sẽ thích cộng tác và tiếp xúc nhiều hơn.

Ba là, về thời gian đi làm, nếu đường đến công ty xa quá, nhân viên sẽ muốn ở nhà. Đối với những ai ở gần văn phòng, đặc biệt là những người trẻ thường thuê nhà ngay gần công ty thì họ sẽ thích đến công ty hơn. Bên cạnh đó, nền tảng công nghệ, tốc độ internet và thời gian phong tỏa/giãn cách xã hội cũng là những yếu tố có tác động.

Thời gian phong tỏa càng lâu, tốc độ chuyển đổi văn phòng càng nhanh vì mọi người không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc phải thay đổi. Nếu thời gian phong tỏa ngắn, ví dụ như ở Hà Nội (2-3 tuần), thời gian quay lại văn phòng nhanh khiến mọi người không bị thúc đẩy phải chuyển đổi như ở TPHCM (4-5 tháng phong tỏa).

Cuối cùng, là yếu tố cuối cùng và rất quan trọng, theo quan điểm ở phía Savills, đó là giá văn phòng cao và nguồn cung hạn chế cũng là một chất xúc tác rất mạnh đối với các công ty đang tìm kiếm mở rộng nhưng lại không tìm được nơi để mua, trong khi chi phí ngày càng tăng cao.

Khi áp dụng văn phòng kết hợp, bài toán sẽ được giải quyết trong khoản thời gian tương đối lâu dài. Những nơi có văn phòng phù hợp, nguồn cung dồi dào, mọi người sẽ thoải mái hơn trong việc cung cấp cho nhân viên những chỗ ngồi riêng tư như trước đây, và tốc độ chuyển đổi ở những nơi này cũng giảm bớt rất nhiều.

Có thể thấy tốc độ chuyển đổi tại TP HCM chắc chắn sẽ nhanh hơn rất nhiều so với Hà Nội. Ngoài ra, các xu hướng giảm ô nhiễm, giảm carbon trong văn phòng, các sáng kiến ủng hộ bảo vệ môi trường và các cam kết với xã hội cũng là một động lực lớn đối với các công ty, tập đoàn đa quốc gia khi cắt giảm diện tích văn phòng.