Chị Hiền Hoàng là một trong những nhân sự thời kỳ đầu của ngành tạp chí. Suốt hơn 20 năm làm nghề, chị đã kinh qua nhiều vị trí và được trao quyền bao quát, gồm cả các sự kiện cho khách hàng. Với chị, chính trải nghiệm từ công việc thực tế, từ các sự kiện đẳng cấp trong và ngoài nước đã tạo nền tảng cũng như bệ đỡ cho công việc hiện tại.  

Mô tả sự khác biệt giữa White Lion và những đơn vị tổ chức sự kiện khác, Hiền Hoàng cho biết, công ty chị đi theo hướng boutique event - tức là đo ni đóng giày cho từng khách hàng. Mỗi sự kiện của team chị phải khác biệt, tạo dấu ấn và đạt mục đích của chủ đầu tư. 

Theo chị Hiền, tuỳ vào ý đồ của khách hàng mà tính chất của sự kiện sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung sẽ có 3 loại sự kiện chính:  

Thứ nhất là sự kiện Kick off. “Đây là lễ ra quân, đối tượng tham dự là sale. Vậy nên mục đích của kick off là truyền đi các thông tin dự án, khiến cho nhân viên kinh doanh nắm được nhiều thông tin của dự án nhất bao gồm cả thông điệp, chính sách bán hàng. Quan trọng nữa là phải truyền lửa cho nhân viên kinh doanh, khơi dậy ở họ niềm tự hào đối với dự án từ đó họ truyền đạt đến người mua chính xác nhất, đam mê nhất. Sự kiện kickoff giúp tạo niềm tin vào chủ đầu tư, vào dự án và niềm tin vào chính bản thân người sale rằng họ sẽ chinh phục được thị trường. Chủ đầu tư có khả năng truyền lửa tốt nhất thì khả năng thành công sẽ cao”.  

Thứ hai là Lễ mở bán: Đây là sự kiện ra mắt dự án, đối tượng tham dự chính là khách hàng mua sản phẩm. Sau giai đoạn rumor, thông qua đại lý bán hàng, dự án sẽ nhận booking (đặt cọc). Thông thường lễ mở bán sẽ có 80% khách đã booking và 20% khách còn đang lưỡng lự chưa đặt cọc. Như vậy, mục đích chính của lễ mở bán là thuyết phục người đặt cọc xuống tiền ký hợp đồng, người chần chừ thì xuống tiền đặt cọc. 

Yêu cầu của lễ mở bán là phải khiến người tham dự cảm thấy thuyết phục. Phần hình ảnh, phim giới thiệu, decoration phải xuất sắc, khách đến trải nghiệm trong không gian sống trong tương lai như dịch vụ 5 sao, smarthome… . và cảm thấy thích thú. Khác với kickoff, sự kiện mở bán phải truyền tải tinh thần dự án. 

Thứ ba là sự kiện Site tour: thường xuất hiện trong các dự án bất động sản nghỉ dưỡng. Sự kiện này thường diễn ra tại đúng vị trí của dự án. Nhiệm vụ của người làm sự kiện là giúp khách hàng cảm nhận không gian họ sẽ mua trong tương lai sẽ như thế nào. 

Chị Hiền khẳng định “Không phải cứ đổ nhiều tiền thì thành sự kiện khủng. Không phải cứ nhiều người nổi tiếng đến, ca sĩ hạng A nhiều thì sẽ ấn tượng. Tất cả những thứ đó chỉ là bổ trợ thôi. Với sự kiện bất động sản, hiểu sản phẩm, hiểu chủ đầu tư và truyền tải hết ý của chủ đầu tư đến khách hàng là quan trọng nhất”.   

Hai năm dịch bệnh vừa qua là đòn chí mạng vào các công ty làm việc offline như White Lion. “Như mọi người biết 2 năm dịch bệnh, event cứ chuẩn bị tổ chức lại không cho làm hoặc là chuẩn bị làm thì lại bùng dịch, có nghĩa là mình đã đầu tư rất là nhiều về thiết kế và cả sản xuất luôn rồi cuối mình không được làm. Rồi giai đoạn phong tỏa kinh khủng khiếp của Sài Gòn từ 8 đến tháng 10 chính là cái giai đoạn tụt dốc nhất về tinh thần, khó khăn về tài chính. Mình vẫn phải trả tiền văn phòng, không thể giảm lương, không thể cắt nhân sự… nói thật là không có nhà để mà bán nữa. Tuy nhiên, những thứ đó không đáng sợ bằng cảm giác chán nản. Vì event là đam mê, những người sống bằng câu chuyện của sự kiện rất dễ bị mất cảm xúc, thậm chí nản mà bỏ nghề”, chị tâm sự. 

Chia sẻ về những điều stress nhất của nghề làm sự kiện bất động sản, chị cho biết người làm event bị lệ thuộc rất nhiều thứ vì phải chờ đợi các bộ phận khác cung cấp tư liệu chẳng hạn như gần tới sự kiện rồi mà bên chủ đầu tư chưa giao Key visual, hình ảnh 3D, phim dự án… thì đúng là như ngồi trên đống lửa. Chúng tôi hay nói đùa với nhau là “mở mắt ra chỉ thấy toàn deadline”. 

Quản lý nhân sự trong công ty sự kiện cũng rất vất vả. Tất cả mọi khâu rất nhỏ từ những người vận chuyển, phụ việc, hỗ trợ khuân vác tới các vị trí như đạo diễn, tổng chỉ huy…đều quan trọng. Bất cứ khâu nào chạy chệch đường ray một chút thì hậu quả cũng rất khó lường. Chính vì thế, để làm nên những sự kiện lớn thì cần có ekip hiểu ý nhau, để phối hợp nhịp nhàng và tránh các rủi ro.   

“Làm nghề hơn 20 năm dĩ nhiên tôi có nhiều mối quan hệ, tuy nhiên tôi chưa từng sử dụng các mối quan hệ để đảm bảo cho sự thành công của công ty. Chúng tôi chinh phục khách hàng bằng khả năng. Ở mỗi lần đấu thầu, nếu thua thì chúng tôi phải học được vì sao mình thua, nếu thắng cũng phải học vì sao thắng”.  

Chị Hiền Hoàng tâm niệm, chị luôn đặt sự cống hiến lên hàng đầu, khách hàng đưa ra một đầu bài thử thách, chính là tạo cơ hội để chị và cộng sự được “động não" nhằm tạo ra những sự kiện chất lượng trong thời gian sắp tới.